如何利用CRM系统进行文件集中管理

文件是企业整体经营过程中具有保存价值的各种形式的原始记录，如商业合同、会议记录、产品信息、项目文件等。在实施信息管理之前，大多数企业使用纸质文件，缺点是不易保存，方便性差；需要手动分类存储，更麻烦；纸质文件有限，难以实现即时共享。企业通过CRM客户关系管理系统可以集中存储重要的企业或销售文件，通过各级文件夹（子文件夹）对文件进行分类，减少寻找文件的麻烦，并花更多的时间进行销售。

文档共享更有针对性

用户可以通过客户关系管理系统设置文档访问权限，根据职位、角色、组等选择特定人员共享一个或多个文件。同时，可以设置文档的操作权限。例如，在公司的相关章程中，管理员可以设置一些部门/角色，只能阅读或评论，而一些部门/角色可以直接修改。

文件直发

用户可通过CRM系统直接以电子邮件附件的形式向客户发送销售文件，如商务合同、报价等。Zoho Docs、Google Drive等待选择，用户也可以本地上传。

实时合作文件

在CRM在客户关系管理系统中，用户可以实时修改或评论销售文档，逐步完善同事的评价和反馈，获得更多订单。

修订文档有迹可循

用户可以从文档库中导出文件，编辑后导入，形成新版本，在文档库中维护多个版本，便于比较。

随着办公电子化进程的推进，许多企业逐渐使用电子文取代纸质文件，CRM客户关系管理系统是推动这一进程的强大引擎。